Sekretarz/Sekretarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Praca administracyjno-biurowa
  
• Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne z wykorzystaniem Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją (EDZ), w tym przedkłada korespondencję do wglądu i dekretacji dyrektorowi oraz zastępcom dyrektora, a także rozdziela zadekretowaną korespondencję między pracowników.
• Wykonuje zadania związane z obsługą sekretarsko-administracyjną dyrektorów oraz zastępców dyrektora, w tym prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji.
• Prowadzi komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników z wykorzystaniem systemu kadrowo-płacowego (KOMAeHR), obejmującą m.in.: rejestr szkoleń, pracy zdalnej oraz wyjść prywatnych.
• Zapewnia obsługę telefoniczną, udzielając interesantom informacji w sprawach pozostających we właściwości Departamentu Poboru Opłat Drogowych oraz kierując ich do właściwych merytorycznie komórek wewnętrznych.
• Monitoruje i realizuje sprawy administracyjne departamentu, w tym zapotrzebowanie na artykuły biurowe, eksploatacyjne i informatyczne, zlecenie usług, rozliczanie biletów ZTM oraz przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje.
• Prowadzi sprawy związane z delegacjami służbowymi dyrektora i zastępców dyrektora oraz monitoruje zapotrzebowanie na środki finansowe w zakresie delegacji krajowych pracowników departamentu.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym rozumienie i formułowanie prostych wypowiedzi ustnych i pisemnych
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Znajomość przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word i Excel) na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętności komunikacyjne
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów/ kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe