Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 160517
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- praca administracyjno-biurowa,
- obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Zakres zadań
- Dokonuje przeglądu korespondencji wpływającej do sekretariatu Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego (biura) według hierarchii ważności i terminowości spraw, wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji i dekretacji dyrektora biura, rozdziela zadekretowaną korespondencję
- Zapewnia organizację i obsługę spotkań dyrektora biura, w tym prowadzi kalendarz, obsługuje gości, przygotowuje materiały, rezerwuje sale oraz koordynuje udział dyrektora biura w posiedzeniach, naradach, konferencjach, seminariach i innych wydarzeniach
- Przygotowuje i redaguje pisma, opracowuje notatki służbowe, raporty i prezentacje oraz materiały informacyjne na potrzeby dyrektora biura. Weryfikuje kompletność i poprawność formalną materiałów przedkładanych do dyrektora biura oraz monitoruje terminowość realizacji spraw
- Prowadzi komputerową ewidencję (przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR) czasu pracy i absencji pracowników (np. urlopów, zwolnień, szkoleń pracowników, harmonogramu pracy), a także rejestru szkoleń
- Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe
- Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne sekretariatu biura, w tym zapewnia zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne oraz artykuły spożywcze
- Współpracuje z zespołami kontrolnymi i wspiera dyrektora biura w przygotowywaniu materiałów pomocniczych, w tym zestawień, przepisów prawa i informacji niezbędnych do realizacji spraw prowadzonych przez biuro
- Koordynuje sprawy zlecone przez dyrektora, w szczególności prowadzenie zapisów na szkolenia oraz gromadzenie i przekazywanie informacji w zakresie spraw prowadzonych w EZD
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze obsługi sekretarskiej
- Znajomość języka angielskiego na poziome umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
- Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
- Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
- Umiejętność argumentowania
- Umiejętność posługiwania się Internetowymi serwisami prawniczymi
- Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Wykształcenie: wyższe
- Przeszkolenie z zakresu przetwarzania danych osobowych i obsługi EZD
- Szczególne uprawnienie: posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”
- Znajomość organizacji Ministerstwa Finansów
- Znajomość organizacji administracji publicznej
