Każdy recepcjonista zatrudniony w różnych hotelach, firmach, placówkach czy gabinetach posiada zakres obowiązków, z którymi musi się zmierzyć i które musi zrealizować. Zakres ten jest różny i zależy od branży, wielkości i standardu placówki, recepcjonistka Zabrze. Do najważniejszych zadań zawodowych recepcjonistki, jakie udało mi się wyselekcjonować z wszystkich obowiązków osób pracujących w tym zawodzie należą:
- Organizowanie własnego stanowiska pracy zgodnie z zasadami ergonomii oraz bezpieczeństwa i higieny pracy;
- Gromadzenie i tworzenie bazy danych klientów indywidualnych i grup zorganizowanych;
- Archiwizacja umów i dokumentów związanych z obsługą ruchu turystycznego;
- Obsługa ruchu turystycznego, potwierdzanie rezerwacji, prowadzenie korespondencji, udzielanie informacji o świadczonych usługach, zameldowanie i wymeldowywanie gości, w tym obsługiwanie gości o specjalnym statusie (VIP, biznesmenów);
- Sprzedaż usług hotelarskich i gastronomicznych – ustalanie zestawu oferowanych usług, przygotowanie oferty, obliczanie i inkasowanie należności oraz organizowanie usług turystycznych, rekreacyjno-sportowych, gastronomicznych, kongresów, targów, zjazdów, bankietów i innych imprez;
- Prowadzenie dokumentacji eksploatacyjnej zakładu hotelowego, między innymi w celu ustalenia wskaźników wykorzystania bazy hotelowej, wskaźników obrotów i opłacalności prowadzonej działalności;
- Monitorowanie rynku usług hotelarskich, opracowywanie i uaktualnianie oferty usługowej, promowanie oferowanych usług z wykorzystaniem różnorodnych form reklamy;
- Współpraca z firmami świadczącymi usługi dla zakładów hotelarskich oraz innymi oferentami usług hotelarskich w zakresie wzajemnej informacji i rezerwacji usług, obliczanie i inkasowanie lub wypłata prowizji;
- Kierowanie zespołem podległych pracowników;
- Przekazywanie informacji do innych działów w hotelu;
- Sporządzanie i dostarczanie do kontroli przełożonym ustalonych przez nich informacji, dokumentów i sprawozdań;
- Ocena jakości pracy podległego zespołu.