Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 169185
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- praca administracyjno-biurowa
- obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
- nietypowe godziny pracy w tym dyżury
Zakres zadań
- Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD), w tym przedkłada korespondencję przełożonym do dekretacji, akceptacji i podpisu oraz rozdziela zadekretowaną korespondencję do wewnętrznych komórek organizacyjnych departamentu
- Zapewnia bieżącą obsługę sekretariatu departamentu oraz wsparcie organizacyjne kierownictwa, w szczególności prowadzi kalendarze, organizuje spotkania i narady, koordynuje sprawy związane z wyjazdami służbowymi oraz realizuje bieżące sprawy administracyjne
- Prowadzi, przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników departamentu (w tym urlopów, pracy zdalnej oraz szkoleń)
- Zapewnia obsługę administracyjno-organizacyjną departamentu, w tym zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne oraz artykuły spożywcze. Ewidencjonuje i kontroluje zużycie tych materiałów
- Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne, związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe
- Przygotowuje i redaguje pisma, raporty oraz prezentacje, na potrzeby dyrektora i zastępców dyrektora departamentu
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym
- Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
- Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
- Znajomość pakietu MS Office (Word, MS Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) na poziomie średniozaawansowanym
- Umiejętność skutecznej komunikacji
- Umiejętność współpracy w zespole
- Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
- Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem (dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość zadań i struktury organizacyjnej Ministerstwa Finansów
- Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
- Znajomość protokołu dyplomatycznego
