Koordynator / Koordynatorka Administracji i Projektów Biznesowych

Lubisz, kiedy sprawy są uporządkowane, terminy dopilnowane, a rozpoczęte tematy naprawdę zamknięte? Potrafisz połączyć informacje od kilku osób, ustalić właściwą kolejność działań i przejąć odpowiedzialność za cały proces, nawet jeśli nie wykonujesz osobiście każdego jego elementu?

Szukamy samodzielnej osoby, która przejmie odpowiedzialność za administracyjne i formalne zaplecze rozwijających się przedsięwzięć działających na warszawskim rynku nieruchomości.

Twoim zadaniem będzie sprawienie, aby procesy administracyjne działały sprawnie, terminy były pilnowane, a właściciel firmy mógł koncentrować się na rozwoju biznesu, klientach i nowych projektach.

Nie szukamy osoby, która będzie jedynie wykonywała kolejne polecenia. Zależy nam na kimś, kto samodzielnie rozpozna, co wymaga działania, ustali kolejne kroki, zaangażuje właściwe osoby i doprowadzi sprawę do końca.

Nie musisz osobiście realizować każdego zadania. Będziesz jednak odpowiadać za to, aby zostało ono wykonane prawidłowo, terminowo i przez właściwą osobę.

• koordynować bieżące procesy administracyjne i formalne,
• prowadzić przejrzystą listę otwartych spraw, priorytetów, terminów i kolejnych działań,
• współpracować z księgowością, prawnikami, doradcami podatkowymi, notariuszami, bankami, urzędami, kontrahentami i wykonawcami,
• kompletować oraz przekazywać dokumenty księgowe, prawne i administracyjne,
• pilnować deklaracji, rozliczeń, sprawozdań, płatności i ważnych terminów,
• przygotowywać przelewy do akceptacji,
• organizować i porządkować dokumentację, przede wszystkim przechowywaną online,
• koordynować formalną obsługę projektów i transakcji związanych z nieruchomościami,
• organizować spotkania, wizyty, terminy notarialne i kontakty z wykonawcami,
• monitorować realizację zadań powierzonych zewnętrznym specjalistom,
• realizować wizyty w nieruchomościach, urzędach, bankach, na poczcie lub u kontrahentów,
• przygotowywać proste zestawienia, raporty i podsumowania,
• przedstawiać pojawiające się problemy/wyzwania wraz z możliwymi rozwiązaniami i własną rekomendacją,
• proponować usprawnienia pozwalające oszczędzać czas, ograniczać koszty i lepiej organizować działania,
• dbać o to, aby rozpoczęte sprawy były konsekwentnie doprowadzane do końca.

Zakres współpracy może rozwijać się wraz z kolejnymi projektami spółki.

• masz kilkuletnie doświadczenie w administracji, koordynacji projektów, office management, wsparciu zarządu, executive assistance lub business operations,
• potrafisz prowadzić wiele tematów równolegle i właściwie ustalać priorytety,
• działasz samodzielnie i nie potrzebujesz instrukcji dotyczącej każdego kolejnego kroku,
• bierzesz odpowiedzialność za rezultat, a nie wyłącznie za wykonanie pojedynczej czynności,
• potrafisz szybko zdobywać brakujące informacje i zadawać właściwe pytania,
• wiesz, kiedy możesz podjąć decyzję samodzielnie, a kiedy potrzebna jest konsultacja,
• jesteś osobą terminową, uporządkowaną i konsekwentną,
• swobodnie komunikujesz się telefonicznie i pisemnie,
• nie obawiasz się kontaktu z urzędami, bankami, kancelariami czy kontrahentami,
• potrafisz koordynować działania wielu osób i egzekwować wcześniejsze ustalenia,
• dobrze funkcjonujesz w dynamicznym środowisku,
• komunikujesz się konkretnie, spokojnie i asertywnie,
• zamiast przedstawiać wyłącznie problem, szukasz możliwych rozwiązań,
• naprawdę lubisz porządek, administrację i zamykanie otwartych tematów.

• swobodne korzystanie z Excela lub Arkuszy Google,
• doświadczenie w pracy z dokumentami przechowywanymi w chmurze,
• sprawne poruszanie się w bankowości elektronicznej,
• umiejętność przygotowywania prostych zestawień i raportów,
• łatwość wdrażania się w nowe aplikacje i narzędzia,
• bardzo dobra organizacja danych oraz dokumentacji.

• doświadczenie w branży nieruchomości,
• podstawowa orientacja w zagadnieniach prawnych, podatkowych lub księgowych,
• znajomość procesów notarialnych i bankowych,
• doświadczenie we współpracy z właścicielem firmy lub zarządem,
• znajomość języka angielskiego umożliwiająca korzystanie z materiałów biznesowych.

Nie oczekujemy, że będziesz samodzielnie udzielać porad prawnych, podatkowych czy księgowych. Współpracujemy z ekspertami w tych dziedzinach. Twoją rolą będzie zadawanie im właściwych pytań, zebranie potrzebnych informacji, zaplanowanie dalszych działań oraz dopilnowanie ich realizacji.

Będziesz świadczyć usługi w ścisłej współpracy z właścicielem biznesu i pełnić funkcję łącznika pomiędzy nim a zewnętrznymi specjalistami, kontrahentami i instytucjami.

Stawiamy na krótką i konkretną komunikację: rozmowy telefoniczne, komunikator, wiadomości głosowe oraz zwięzłe podsumowania mailowe. Zamiast rozbudowanych spotkań preferujemy regularne, krótkie statusy i aktualną listę prowadzonych tematów.

Samodzielnie organizujesz czas, kolejność i sposób realizacji usług, z uwzględnieniem uzgodnionych terminów, priorytetów i celów. Ze względu na współpracę z bankami, urzędami, kancelariami i kontrahentami zależy nam na regularnej dostępności kontaktowej w standardowych godzinach biznesowych.

Usługi będą realizowane hybdrydowo. Część zadań wymaga jednak obecności na warszawskim Mokotowie oraz wizyt w nieruchomościach, urzędach, bankach i u kontrahentów na terenie Warszawy. Dlatego współpraca wymaga możliwości swobodnego przemieszczania się po mieście.

• współpracę B2B,
• stałą współpracę o wysokim poziomie zaangażowania,
• dużą samodzielność w organizowaniu sposobu realizacji usług,
• hybrydowy i elastyczny model współpracy,
• realny wpływ na sposób organizacji procesów,
• bezpośredni kontakt z osobą decyzyjną,
• udział w różnorodnych, rozwijających się projektach biznesowych,
• przestrzeń do proponowania własnych rozwiązań i usprawnień.

W procesie rekrutacyjnym szczególnie zwrócimy uwagę na Twój sposób myślenia, samodzielność, umiejętność ustalania priorytetów oraz konsekwencję w doprowadzaniu spraw do końca.

Nie musisz spełniać każdego punktu w stu procentach. Jeżeli ten sposób działania jest Ci bliski i masz doświadczenie, które możesz wykorzystać w tej roli, zapraszamy do aplikowania.