Asystentka / Asystent Zarządu

Opis stanowiska

• Wsparcie bieżącej pracy zarządu, w tym m.in. organizacja, umawianie i uczestniczenie w spotkaniach w tym prowadzenie notatek, 
• Prowadzenie korespondencji w zleconych sprawach,
• Monitorowanie naborów wniosków funduszy i konkursów grantowych,
• Pomoc w pisaniu wniosków grantowych, w tym uzupełnianie i aktualizacja danych dotyczących CEO, zasobów kadrowych, obsługa generatorów poszczególnych grantodawców oraz gromadzenie niezbędnej dokumentacji,  
• Kontakt z interesariuszami i z instytucjami zewnętrznymi (np. z kuratoriami oświaty),
• Koordynacja obecności CEO (wykłady, warsztaty itd.) na wydarzeniach organizowanych przez zewnętrzne instytucje lub objętych ich patronatem,
• Opracowywanie danych do sprawozdań i raportów; przygotowywanie zestawień i ilościowa analiza na podstawie testów, ankiet, list, materiałów szkoleniowych itp.,
• Analiza raportów i innych materiałów, przygotowywanie prezentacji i podsumowań,
• Wsparcie organizacji i koordynacja wydarzeń i szkoleń stacjonarnych i online dla zespołu CEO; obsługa platformy Zoom, GoogleMeet,
• Wykonywanie zadań wynikających z przestrzegania wewnętrznych procedur finansowych i organizacyjnych,
• Redagowanie tekstów, wsparcie w zakresie przygotowania publikacji, artykułów i materiałów promocyjnych oraz dokumentacji sprawozdawczej,
• Pomoc w tworzeniu, redagowaniu i publikowaniu materiałów edukacyjnych i promocyjnych (prezentacje, scenariusze zajęć, treści kursowe, program wydarzeń), a także przygotowywanie prostych grafik,
• Wsparcie w tłumaczeniu krótkich materiałów i redagowaniu treści w j. angielskim,
• Pomoc w pracach biurowych (opisywanie faktur, zwrotów kosztów podróży, obsługa urządzeń biurowych, prowadzenie dokumentacji formalnej związanej z kwestiami wydawniczymi organizacji – ISBN, repartycja, itd.).

Wymagania

• Doświadczenie jako asystentka zarządu w organizacji pozarządowej lub w sektorze prywatnym na stanowisku o złożonym zakresie obowiązków,
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, samodzielność, umiejętność ustalania priorytetów, skrupulatność i dbałość o szczegóły,
• Umiejętność prowadzenia korespondencji urzędowej, tworzenia pism, raportów, podsumowań ze spotkań i prezentacji,
• Biegłość w środowisku Google Workspace (Docs/ Sheets/ Drive/ Office) w tym umawiania spotkań online Meet/ Zoom i ich moderacja,
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego pozwalająca na swobodne prowadzenie rozmów biznesowych B2/C1.

Mile widziane

• Doświadczenie w przygotowywaniu i monitorowaniu wniosków grantowych (m.in. FERS, KPO lub innych programów krajowych i europejskich),
• Znajomość zasad rozliczania projektów,
• Doświadczenie we współpracy z instytucjami publicznymi (szkoły, kuratoria oświaty, jednostki samorządowe) i środowiskiem biznesowym,
• Umiejętność tworzenia prostych grafik na podstawie key visual (np. Canva).

Oferujemy

• W zależności od doświadczenia wynagrodzenie w zakresie 7’000 – 8’000 brutto
• Zatrudnienie na umowę o pracę w modelu hybrydowym
• Elastyczne godziny rozpoczęcia i kończenia pracy: 08:00-10:00 / 16:00-18:00
• Biuro w wygodnej lokalizacji przy stacji metra Politechnika. 
• 3 dodatkowe dni wolne poza przysługującym urlopem wynikającym ze stażu pracy
• Dofinansowanie do prywatnej opieki medycznej 
• Coroczne bezpłatne szczepienia przeciw grypie
• Dofinansowanie do karty sportowej 
• Możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia 

Ponadto

• Pracę w organizacji o wieloletnim doświadczeniu, stabilnej i ugruntowanej pozycji w oświacie i ogólnopolskim zasięgu prowadzonych działań,
• Pracę w zaangażowanym i ambitnym zespole nastawionym na współpracę,
• Pracę dającą ciekawe wyzwania i możliwość współpracy z partnerami krajowymi i regionalnymi,
• Wymiana wiedzy i umiejętności podnosząca kompetencje,
• Bezpłatny dostęp do publikacji, wystąpień i webinarów społecznych (blisko 2’000 materiałów edukacyjnych prowadzonych projektów)
• Możliwość szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie stanowiska.