Niewiele osób zdaje sobie sprawę jak ważnym elementem w zawodzie recepcjonistki jest dobra organizacja pracy własnej i terminowość. Wśród swoich znajomych przeprowadziłam kiedyś małe doświadczenie – zapytałam ich czym, w ich uznaniu, zajmuje się na co dzień recepcjonistka.
Przeważająca większość zapytanych odpowiedziała krótko, że zadaniem recepcjonistki jest obsługa gości hotelowych, nic więcej. Dopiero pytając dokładniej na czym konkretnie ta obsługa polega powiedzieli mi, że jako recepcjonistki w Toruniu moim obowiązkiem jest zapewne odbieranie telefonów, meldowanie gości i wydawaniem im kluczy, recepcjonistka Toruń. Nikt nie wspomniał ani słowem o tonach papierkowej roboty, jaką pomiędzy jednym telefonem a drugim, oraz między jednym gościem a kolejnym, muszę zdążyć wykonać.
Gdyby moja praca polegała jedynie na wykonywaniu rozmów telefonicznych i wydawaniu kluczy mój świat byłby piękniejszy. Niestety, do tego dochodzi jeszcze obsługa przychodzących maili i listów, na które zazwyczaj trzeba odpisać, uzupełnienie danych gości, sporządzanie raportów, analiz i zestawień, czuwanie nad obłożeniem hotelu i wiele innych obowiązków, z którymi codziennie muszą sobie poradzić.
Aby tego dokonać niezbędna jest organizacja – wszystko należy zrobić jak najszybciej i starać się nie odkładać niczego na później. Na początku swojej kariery kilka razy zdarzyło mi się zostawić całą papierkową robotę na koniec dnia, przez co musiałam zostać dwie godziny dłużej w pracy. Teraz staram się tak zarządzać swoim czasem by na bieżącą robić wszystko co trzeba.