Miejsce pracy: Kielce
Ogłoszenie o naborze Nr 169017
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- Praca w biurze
- Praca na stanowisku wymaga dyspozycyjności
- Obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- Praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
- Budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, budynek nie przystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo – brak podjazdów oraz toalet przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,
- Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie https://www.gov.pl/web/gddkia/deklaracja-dostepnosci
Zakres zadań
- Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom
- Prowadzi sprawy związane z korespondencją w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), przekazuje sprawy po dekretacji w systemie EZD do kancelarii i komórek organizacyjnych Oddziału
- Prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami oraz przygotowuje pod względem organizacyjnym i logistycznym obsługę spotkań i narad
- Udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do komórek merytorycznych
- Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału
- Redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli. Archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych
- Przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi, dba o estetyczny wygląd gabinetów Dyrekcji, sekretariatu i sal konferencyjnych
- Prowadzi zadania z zakresu obsługi administracyjno-biurowej oraz prowadzi sprawy związane z zakupami sprzętu, wyposażenia biurowego oraz realizacją bieżących usług na rzecz Oddziału
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze prowadzenia sekretariatu lub obsługi administracyjnej lub kancelaryjnej,
- Aktualne Poświadczenie Bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „Poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej,
- Znajomość aktów prawnych: Ustawa o dostępie do informacji publicznej, Kodeks Postępowania Administracyjnego, Ustawa o ochronie danych osobowych
- Znajomość zasad obiegu dokumentów w urzędzie, znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
- Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
- Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word, Excel)
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Kurs obsługi sekretariatu
- Umiejętność obsługi specjalistycznego programu EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
