Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 159926
Warunki pracy
Informacja dotycząca warunków pracy:
- budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
- bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich
- konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
- praca w pokoju wieloosobowym,
- praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
- przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.
Zakres zadań
- Prowadzi obsługę kancelaryjno-biurową komórki organizacyjnej, w tym prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających, ewidencję obecności pracowników Biura, rejestr skarg, listów, wniosków i petycji oraz sporządza okresowe sprawozdania ze sposobu ich załatwienia.
- Prowadzi kalendarz spotkań dyrekcji, obsługuje rozmowy telefoniczne, organizuje i koordynuje narady, konferencje, wyjazdy służbowe, w tym krajowe i zagraniczne kierownictwa Biura.
- Koordynuje sprawy pracownicze, socjalne i administracyjne, organizuje przepływ informacji, przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Biura, monitoruje terminowość załatwiania spraw wskazanych przez kierownictwo komórki organizacyjnej oraz udziela informacji interesantom Biura.
- Koordynuje na poziomie Biura proces uzgodnień wewnętrznych i zewnętrznych projektów aktów prawnych, regulaminów, regulacji, dokumentów rządowych i strategicznych.
- Prowadzi sprawy związane z procesem identyfikacji potrzeb, negocjacji oraz obsługi formalnej zakupu na rzecz Ministerstwa legitymacji umożliwiających dokonywanie zakupu ulgowej usługi transportowej dla pracowników Ministerstwa.
- Wspiera organizacyjnie wydział właściwy ds. zamówień publicznych w zakresie prowadzenia rejestru umów dysponenta III stopnia, w tym wprowadza dane i nadaje numery umów.
- Wspiera organizacyjnie wydział właściwy ds. administracyjnych w zakresie funkcjonowania systemu rezerwacji sal, w tym wprowadza i odwołuje rezerwację sal konferencyjnych i szkoleniowych w budynkach użytkowanych przez Ministerstwo.
- Wykonuje inne zadania, w tym przygotowuje projekty pism, zgodne z właściwością zlecone przez przełożonego.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej
- Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
- Znajomość ustawy o służbie cywilnej
- Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, pozytywne podejście do klienta, skuteczna komunikacja, umiejętność współpracy.
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B1.
- Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
- Znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych.
