Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego

Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o.

Firma Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o. zajmuje się kompleksową obsługą techniczną nieruchomości komercyjnych oraz budynków mieszkalnych.

IFMPL to elastyczna, dynamicznie rozwijająca się firma, oferująca klientom nowoczesne, niestandardowe oraz indywidualne rozwiązania, oparte na dogłębnym zrozumieniu ich potrzeb oraz sytuacji finansowej. Posiadamy zintegrowany system zarządzania jakością, środowiskiem oraz BHP.
Aktualnie opiekujemy się nieruchomościami o łącznej powierzchni ponad 1 mln. m2 w całej Polsce.

W związku z rozwojem firmy, poszukujemy Kandydatów, którzy wzmocnią nasz Zespół na stanowisku:

Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego
Miejsce pracy: Magnice
Zakres obowiązków:
  • Organizacja i przystosowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników administrowanej nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi standardami,
  • Profesjonalna obsługa spotkań – w tym przygotowanie agendy, materiałów oraz sporządzanie notatek (minutes),
  • Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz wsparcie w codziennych zadaniach administracyjnych,
  • Współpraca z działem Księgowości oraz HR,
  • Koordynowanie bieżących spraw biura, w tym dbanie o jego funkcjonowanie, zaopatrzenie oraz standard,
  • Organizacja i koordynacja zamówień biurowych oraz kontrola ich realizacji,
  • Wsparcie organizacyjne zespołu, w tym koordynacja kalendarzy, spotkań oraz podróży służbowych,
  • Udział i wsparcie w projektach realizowanych przez Zespół,
  • Udział w spotkaniach zespołu z klientami,
  • Koordynowanie kierunku pracy zespołów w regionie, w tym realizacji PPM, nadzór nad przeglądami technicznymi i dokumentacją obiektów,
  • Wsparcie w koordynacji prac serwisowych oraz monitorowanie zgłoszeń i usterek,
  • Archiwizacja dokumentów oraz dbanie o poprawność i kompletność dokumentacji,
  • Przygotowywanie zestawień, raportów i materiałów administracyjnych,
  • Wspieranie pozytywnej atmosfery w biurze i budowanie dobrych relacji w zespole.
Wymagania:
  • Min. 1–2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (administracja biura / wsparcie operacyjne),
  • Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie,
  • Dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie Outlook, Excel, Word),
  • Umiejętność pracy z dokumentacją i dbałość o szczegóły,
  • Komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi działami,
  • Samodzielność i proaktywne podejście do zadań.
Mile widziane:
  • Doświadczenie w pracy w środowisku związanym z nieruchomościami / facility management,
  • Doświadczenie w kontakcie z klientem lub dostawcami.
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.

Najnowsze oferty

Aktywny od: wczoraj

Pomoc administracyjna

Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Rudzie Śląskiej

ZOBACZ WIĘCEJ

śląskie / Ruda Śląska

zadania:zapoznanie się z organizacją i zasadami pracy działupoznanie z obowiązującą w CUS instrukcją kancelaryjną i poznanie pojęć kategorii archiwalnychpomoc w prowadzeniu korespondencji oraz ewidencji wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych i...

Aktywny od: wczoraj

Stanowisko ds. administracyjnych

Pracodawca: Starostwo Powiatowe w Nowym Dworze Gdańskim

ZOBACZ WIĘCEJ

pomorskie / Nowy Dwór Gdański

STAROSTA NOWODWORSKI ogłasza nabór na wolne od 1 sierpnia 2026 r. stanowisko urzędnicze ds. administracyjnychw Starostwie Powiatowym w Nowym Dworze Gdańskim82-100 Nowy Dwór Gdański ul. gen. Władysława Sikorskiego 23.Określenie stanowiska urzędniczego-1...

Aktywny od: wczoraj

Pomoc administracyjna

Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach

ZOBACZ WIĘCEJ

pomorskie / Kartuzy

1. Obsługa urządzeń biurowych.2. Kserowanie, kompletowanie i porzadkowanie dokumentów poszczególnych spraw.3. Przygotowanie korespondencji do wysyłki.4. Obsługa oraz wprowadzanie danych do rejestrów prowadzonych w dziale.5. Wykonywanie iinych obowiązkow i poleceń...