Praca Recepcjonistki

At Info Marine, we’re redefining maritime services through cutting-edge condition monitoring solutions and a culture that thrives on collaboration and innovation.

Join our tight-knit international crew where every challenge at sea inspires us to work smarter, together.

As our Services and Administration Coordinator, you’ll be the linchpin between Sales, Operations, HR, Accounting, and our clients—ensuring flawless service delivery, seamless logistics, and accurate reporting across every voyage.

Services and Administration Coordinator

Miejsce pracy: Gdynia

Tasks

Client & CRM Management
- Register and update service orders in the CRM system
- Liaise with superintendents and agents to confirm service details and timelines
- Track case progress and ensure timely follow-up
Travel & Logistics Coordination
- Plan and book accommodations, flights, and local transport for service trips
- Create detailed trip timelines and reconcile travel expenses
- Verify and process invoices, departure orders, and delegation settlements
HR & Compliance Administration
- Manage insurance policies and coordinate with insurance partners
- Oversee business-trip orders, expense settlements, and completeness of travel documentation
- Monitor timesheets, holidays, absences, and medical billing processes
Data, Reporting & Cost Control
- Support Operations in verifying service documentation and MPK cost allocations
- Maintain internal reports for customer settlements and accounting transfers
- Drive continuous improvements to document workflows and cost-tracking procedures
Operational Support & Process Improvement
- Coordinate measurement data collection and report distribution for Condition Monitoring
- Redirect inquiries to reliability engineers, monitor feedback flags, and follow up on vessel inputs
- Propose and implement enhancements to weekly tasks, data management, and reporting processes

Requirements:

Fluent English (written and spoken) for business communication
Strong analytical, logical thinking, and problem-solving skills
Excellent interpersonal skills and high-level business awareness
Exceptional organizational abilities and the capacity to work independently
Creative mindset for process improvements
Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook)

Skills appreciated:

Interest in the maritime industry

We offer

Competitive salary aligned with experience
Ongoing professional development and industry training
A collaborative international team and vibrant company culture

Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.

APLIKUJ TERAZ

Najnowsze oferty

Aktywny od: wczoraj

Pracownik biurowy (k/m)

Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku

ZOBACZ WIĘCEJ

podlaskie / Białystok

wg. programu stażu Wymagania inne:

Aktywny od: wczoraj

Pracownik biurowy

Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Sejnach

ZOBACZ WIĘCEJ

podlaskie / Sejny

wg stanowiska Wymagania inne:

Aktywny od: wczoraj

Pomoc administracyjna

Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Opatowie

ZOBACZ WIĘCEJ

świętokrzyskie / Opatów

zgodny z programem stażu Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie ogólnokształcące Wymagania inne: zgodnie z obowiązującym naborem wsparciem zostaną objęte następujące grupy osób:osoby z niepełnosprawnościami lub osoby po 55 roku życia

Podobne

wczoraj

Kierownik / Kierowniczka ds. administracji i obsługi słuchacza

Firma: Studium Języków Obcych

Lokalizacja: łódzkie / Łódź

Więcej informacji

2026-03-23

Koordynator ds. administracji i komunikacji (m/k)

Firma: ISS Polska

Lokalizacja: mazowieckie / Warszawa, Śródmieście

Więcej informacji

2026-03-22

Zastępca / Zastępczyni Kierownika Administracji

Firma: Fundacja Avalon Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym

Lokalizacja: mazowieckie / Warszawa

Więcej informacji