Praca Recepcjonistki

At Info Marine, we’re redefining maritime services through cutting-edge condition monitoring solutions and a culture that thrives on collaboration and innovation.

Join our tight-knit international crew where every challenge at sea inspires us to work smarter, together.

As our Services and Administration Coordinator, you’ll be the linchpin between Sales, Operations, HR, Accounting, and our clients—ensuring flawless service delivery, seamless logistics, and accurate reporting across every voyage.

Services and Administration Coordinator

Miejsce pracy: Gdynia

Tasks

Client & CRM Management
- Register and update service orders in the CRM system
- Liaise with superintendents and agents to confirm service details and timelines
- Track case progress and ensure timely follow-up
Travel & Logistics Coordination
- Plan and book accommodations, flights, and local transport for service trips
- Create detailed trip timelines and reconcile travel expenses
- Verify and process invoices, departure orders, and delegation settlements
HR & Compliance Administration
- Manage insurance policies and coordinate with insurance partners
- Oversee business-trip orders, expense settlements, and completeness of travel documentation
- Monitor timesheets, holidays, absences, and medical billing processes
Data, Reporting & Cost Control
- Support Operations in verifying service documentation and MPK cost allocations
- Maintain internal reports for customer settlements and accounting transfers
- Drive continuous improvements to document workflows and cost-tracking procedures
Operational Support & Process Improvement
- Coordinate measurement data collection and report distribution for Condition Monitoring
- Redirect inquiries to reliability engineers, monitor feedback flags, and follow up on vessel inputs
- Propose and implement enhancements to weekly tasks, data management, and reporting processes

Requirements:

Fluent English (written and spoken) for business communication
Strong analytical, logical thinking, and problem-solving skills
Excellent interpersonal skills and high-level business awareness
Exceptional organizational abilities and the capacity to work independently
Creative mindset for process improvements
Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook)

Skills appreciated:

Interest in the maritime industry

We offer

Competitive salary aligned with experience
Ongoing professional development and industry training
A collaborative international team and vibrant company culture

Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.

APLIKUJ TERAZ

Najnowsze oferty

Aktywny od: 2025-12-07

Asystent / Asystentka ds. Uzgodnień i Dokumentacji Technicznej

Pracodawca: 2MKP Energia Sp. z o.o.

ZOBACZ WIĘCEJ

mazowieckie / Warszawa, Al. Stanów Zjednoczonych 72/U51

Opis stanowiska: uzgadnianie tras przyłączy i linii energetycznych z instytucjami i właścicielami gruntów przygotowywanie dokumentacji formalno-prawnej niezbędnej do realizacji inwestycji pozyskiwanie decyzji lokalizacyjnych, pozwoleń na budowę oraz zgód na zajęcie...

Aktywny od: 2025-12-07

Pracownik obsługi biurowej

Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Nowym Targu

ZOBACZ WIĘCEJ

małopolskie / Nowy Targ

zgodnie z programem stażu Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie ogólnokształcące Uprawnienia: obsługa komputera Wymagania inne: obywatelstwo polskie, osoba bez ograniczeń rychowych

Aktywny od: 2025-12-07

Specjalista / Specjalistka ds. Wsparcia Techniczno-Administracyjnego w Laboratorium Drogowym

Pracodawca: Bico Group Sp.zo.o.

ZOBACZ WIĘCEJ

warmińsko-mazurskie / Nowa Wieś Ełcka

Kluczowe Zadania: Wsparcie techniczne: pomoc w badaniach i transporcie laboratoryjnym. Zarządzanie dokumentacją (cyfrową i papierową): prowadzenie kart materiałowych, korespondencji, obiegu dokumentów. Obsługa kancelaryjno-biurowa: skanowanie, kopiowanie, rejestracja...

Podobne

2025-11-01

Kierownik referatu organizacyjno-administracyjnego

Firma: Powiatowy Urząd Pracy w Pruszkowie

Lokalizacja: mazowieckie / Reguły

Więcej informacji

2025-11-01

Zastępca kierownika ds. administracji w dziale handlowo-technicznym

Firma: Powiatowy Urząd Pracy w Koszalinie

Lokalizacja: zachodniopomorskie / Koszalin

Więcej informacji

2025-10-30

Kierownik sekcji administracyjnej

Firma: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Wyszkowie

Lokalizacja: mazowieckie / Wyszków

Więcej informacji