Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 169685
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- Praca administracyjno-biurowa
- Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
- Zagrożenie naciskami grup przestępczych
- Zagrożenie korupcją
Zakres zadań
- Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD), w tym przedkłada korespondencję przełożonym do wglądu, dekretacji i podpisu. Rozdziela zadekretowaną korespondencję na właściwe komórki organizacyjne.
- Zapewnia obsługę telefoniczną, udzielając interesantom informacji w sprawach pozostających we właściwości departamentu oraz kierując ich do właściwych merytorycznie komórek wewnętrznych.
- Prowadzi, przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników biura (np. urlopów, pracy zdalnej, szkoleń).
- Wykonuje zadania związane z obsługą sekretarsko-administracyjną dyrektora oraz zastępców dyrektora, w tym prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji.
- Prowadzi sprawy związane z delegacjami służbowymi krajowymi i zagranicznymi dyrektora i zastępców dyrektora oraz monitoruje zapotrzebowanie na środki finansowe w zakresie delegacji krajowych pracowników departamentu.
- Monitoruje i realizuje sprawy administracyjno-organizacyjne departamentu, w tym w szczególności zapotrzebowanie na artykuły biurowe, zlecenia usług, przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje.
- Prowadzi kancelarię materiałów zastrzeżonych, w tym w szczególności ewidencjonuje pisma wychodzące/wpływające, dostarcza adresatom, weryfikuje prawidłowość, oznaczenia i kompletność pism. Przygotowuje pisma do wysyłki, pilnuje terminów, zmian klauzuli oraz przeprowadza okresową kontrolę prawidłowości przechowywania.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu
- Szczególne uprawnienia: aktualne poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze uzyskania tego poświadczenia
- Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi ustnych i pisemnych dotyczących realizowanych zadań
- Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
- Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word i Excel) na poziomie średniozaawansowanym
- Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
- Umiejętności komunikacyjne
- Umiejętność współpracy w zespole
- Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Znajomość ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu na poziomie pozwalającym na skuteczny obieg informacji
