Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 154760
Warunki pracy
Warunki pracy:
- użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) oraz klienta wewnętrznego (dyrektorzy komórek organizacyjnych, poszczególni pracownicy departamentów, wydziałów itd.),
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- wejście do budynku NDAP jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością - brak progów utrudniających poruszanie się osobom z niepełnosprawnością ruchową,
- budynek wyposażony jest w podest ruchomy dla osób ze szczególnymi potrzebami,
- stanowisko pracy usytuowane jest na 2 piętrze budynku, natomiast realizacja zadań wymaga przemieszczania się po wszystkich kondygnacjach budynku,
- stanowisko pracy jest wyposażone w monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy, z naturalnym i sztucznym oświetleniem.
Zakres zadań
- Prowadzi sprawy związane z obsługą sekretariatu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu.
- Sporządza projekty pism i odpowiedzi w stosunku do innych jednostek administracji publicznej, kontrahentów oraz komórek organizacyjnych wewnątrz NDAP w celu wypełnienia obowiązków spoczywających na komórce organizacyjnej oraz wsparcie w tym zakresie Naczelnego Dyrektora.
- Prowadzi rejestr zarządzeń Naczelnego Dyrektora, w celu zapewnienia należytego obiegu dokumentów w tym zakresie, w szczególności dba o zachowanie należytej ścieżki akceptacji oraz właściwego numerowania dokumentów.
- Prowadzi i aktualizuje kalendarz spotkań i czynności dla Naczelnego Dyrektora oraz obsługuje Naczelnego Dyrektora w zakresie delegacji i wyjazdów służbowych (w szczególności organizuje przejazdy i noclegi oraz wyżywienie – dokonuje rezerwacji i/lub zmian w rezerwacjach) w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu.
- Zastępuje pracownika obsługującego sekretariat Zastępców Naczelnego Dyrektora lub Dyrektora Generalnego w pełnieniu obowiązków służbowych, w celu zabezpieczenia profesjonalnej i nieprzerwanej obsługi organu administracji państwowej.
- Prowadzi dokumentację w związku z realizacją umów na dostawy i usługi, w celu zapewnienia optymalnego poziomu realizacji potrzeb urzędu w zakresie właściwości Wydziału.
- Realizuje inne polecenia przełożonych w zakresie zgodnym z kompetencjami w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania urzędu.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym z obsługą asystencką lub administracyjno-biurową
- Język angielski – komunikatywny
- znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
- znajomość ustawy o służbie cywilnej - podstawy
- umiejętność analitycznego myślenia i samodzielnego formułowania wniosków
- komunikatywność, w tym umiejętność jasnego formułowania wypowiedzi pisemnych i ustnych
- umiejętność obsługi pakietu MS Office
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- przeszkolenie z zakresu zamówień publicznych
- przeszkolenie z zakresu przepisów dot. ochrony osób i mienia
- doświadczenie w pracy z użyciem takich narzędzi informatycznych jak systemy wspomagające elektroniczny obieg dokumentów
- język angielski - zaawansowany
