Sekretarka

Przyjmowanie, ewidencjonowanie, kompletowanie, powielanie, rozdzielanie, wysyłka i archiwizowanie dokumentów i korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Zapewnienie obiegu dokumentów zgodnego z procedurami i dekretacją. Koordynowanie przepływu informacji między Zarządem a pracownikami i klientami Spółki. Obsługa sekretarska i recepcyjna gości. Obsługa urządzeń biurowych (telefon, kopiarka, drukarka, skaner, poczta mailowa). Przyjmowanie i przekierowywanie rozmów oraz przyjmowanie wiadomości telefonicznych. Sporządzanie notatek z rozmów telefonicznych i przekazywanie do odpowiedniej komórki organizacyjnej. Rejestracja skarg i wniosków. Koordynowanie działań związanych z kontrolą wewnętrzną i zewnętrzną, przechowywanie dokumentacji dotyczącej kontroli. Planowanie i umawianie spotkań Zarządu. Prowadzenie terminarza, organizowanie i uzgadnianie czasu pracy Zarządu. Sporządzanie projektów pism i przygotowywanie korespondencji wychodzącej. Organizowanie podróży służbowych Zarządu. Monitorowanie jakości infrastruktury Spółki i realizacja działań w celu zapewnienia wyposażenia Spółki w niezbędne materiały biurowe i urządzenia. Organizowanie pracy biura Zarządu w zakresie zaopatrzenia w artykuły spożywcze, materiały biurowe oraz sprawności urządzeń biurowych. Prowadzenie i aktualizacja rejestru oraz zbioru zarządzeń i decyzji Prezesa Zarządu. Prowadzenie ewidencji wyjść służbowych, prywatnych i ewidencji wyjazdów służbowych pracowników.