Pracownik biurowy

1) prowadzenie sekretariatu Wójta i Zastępcy Wójta;2) organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych kierownictwa Urzędu;3) organizacja przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków;4) rejestrowanie osób zgłaszających się do Wójta, Zastępcy Wójta, Skarbnika i Sekretarza w sprawie skarg i wniosków;5) wsparcie organizacyjne pracy Zastępcy Wójta;6) przygotowywanie wyjazdów służbowych kierownictwa Urzędu w tym:- uzgadnianie miejsc i terminów spotkań, kompletowanie niezbędnych dokumentów (delegacje, bilety, rezerwacje, projekty umów, formularze, druki firmowe itp.);7) przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych korespondencji i pism podpisanych przez Wójta, Zastępcę Wójta;8) przekazywanie i skanowanie informacji podlegających publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.9) prowadzenie rejestrów i ewidencji: Zarządzeń, Upoważnień i Pełnomocnictw delegacji, centralnego rejestru umów, umów zleceń Referatu Zarządzania i Organizacji, rejestru skarg i wniosków oraz rejestru petycji wpływających do Wójta, rejestru zapytań ofertowych Referatu Zarządzania;10) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej, a w szczególności:a) udostępnianie informacji publicznej na wniosek;b) przygotowywanie projektu informacji o przedłużonym terminie załatwianiu sprawy związanej z udostępnianiem informacji publicznej;11) prowadzenie spraw z zakresu organizacji, rejestru zgłoszeń podmiotów prowadzących działalność lobbingową.12) prowadzenie książki kontroli Urzędu;13) wysyłanie do właściwych organów odpowiedzi na zlecenia pokontrolne;14) kierowanie protokołów pokontrolnych prowadzonych przez jednostki zewnętrzne do Biuletynu Informacji Publicznej,15) uzgadnianie terminów posiedzeń i zjazdów;16) rozpatrywanie spraw z zakresu honorowego patronatu.V. Prowadzenie spraw związanych z poświadczaniem własnoręczności podpisów i za zgodność dokumentów z oryginałem.VI. Pomoc w prowadzeniu kancelarii:1)obsługa kancelaryjna Urzędu Gminy Dębe Wielkie, w tym prowadzenie Punktu informacyjno podawczego tj. obsługa interesantów w zakresie udzielania podstawowych informacji o sposobie załatwiania spraw w Urzędzie, wskazywanie właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy, wydawanie potwierdzenia odbioru pism składanych przez interesantów, udostępnianie interesantom dostępnych formularzy,2)przyjmowanie i rejestrowanie pism w tym skarg, wniosków i petycji w elektronicznym systemie kancelaryjnym a w razie jego braku w systemie tradycyjnym3)nadzór nad przechowywaniem przyjętych dokumentów,4)przepisywanie dekretacji na korespondencję papierową z elektronicznej lub tradycyjnej dekretacji Kierownictwa Urzędu,5)zapewnienie sprawnego, niezwłocznego przekazywania korespondencji zadekretowanej do poszczególnych referatów Urzędu Gminy, 6)przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej w zakresie obiegu dokumentów,7)pomoc przy obsłudze obiegu korespondencji wychodzącej,8)nadzór nad tablicami informacyjnymi zamieszczonymi w budynku Urzędu oraz przed Urzędem Gminy ( wywieszanie pism urzędowych i obwieszczeń na polecenie przełożonego ),9) archiwizowanie dokumentów,10)obsługa pełna skrzynki e-Puap i E-doręczeń założonej dla potrzeb Gminy Dębe Wielkie w zakresie odbioru korespondencji urzędowej.11)czynności pomocnicze w tym wysyłka dokumentów za pośrednictwem platformy e- Puap i e-doręczeń w sytuacjach wzmożonej pracyWykonywanie na zlecenie przełożonego innych czynności, które dotyczą pracy związanej z zajmowanym stanowiskiem pracy i nie są sprzeczne z umową o pracę oraz nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy.