Office Manager / Managerka

Obecnie poszukujemy otwartej, pozytywnej, zorganizowanej osoby na stanowisko wspierające i organizujące pracę naszego biura w Warszawie. To praca administracyjna w 3 głównych obszarach:

Zarządzanie pracą biura

• realizacja zadań zapewniających sprawne funkcjonowanie biura, jego codziennych aktywności i potrzeb technicznych, czuwanie nad sprawnością infrastruktury
  współpraca z serwisowymi firmami zewnętrznymi
• realizacja obsługa i zamówień, korespondencji, przesyłek, organizacja podróży służbowych, wyjazdów międzynarodowych, dokumentacji z tym związanej
• obsługa spotkań w firmie, koordynacja informacji, organizacja i prowadzenie terminarza spotkań, koordynacja komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w tym zakresie
• aktualizowanie baz danych, utrzymywanie kontaktów firmy z kooperantami i firmami współpracującymi, przekazywanie i dystrybucja kluczowych informacji

Wsparcie we współpracy z księgowością

• Przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji okresowej do księgowości
• Prowadzenie ewidencji i terminowości rozliczania kosztów firmowych i płatności serwisowych
• Nadzorowanie obiegu dokumentacji urzędowej
• Wsparcie w prowadzeniu dokumentacji kadrowej

Wsparcie procesów projektowych

• Wsparcie w pozyskiwaniu informacji i kontaktów do firm i osób
• Wyszukiwanie rozwiązań wspierających procesy projektowe
• Prowadzenie systemu nadzorującego przebieg harmonogramów projektowych
• Wsparcie organizacyjne projektantów w trakcie prac projektowych, realizacyjnych i medialnych.

Wymagania:

• samodzielność w rozwiązywaniu mniej lub bardziej skomplikowanych zadań
• dobra organizacja własnej pracy
• uporządkowanie i skrupulatność
• samodzielność i odpowiedzialność za powierzone zadania
• pozytywne nastawienie
• otwartość i wsparcie dla reszty zespołu
• Wcześniejsze doświadczenie w pracy z ludźmi w zespołach lub przy obsłudze projektów, obsłudze klientów, sekretariacie, administracji dające podstawy znajomości tematu

Mile widziane:

• osoby interesujące się designem i architekturą
• umiejętnościami interpersonalnymi
• lekkim i precyzyjnym językiem komunikacji
• dobrą znajomością języka angielskiego

Oferujemy:

• pracę w środowisku kreatywnych, pozytywnych ludzi zajmujących się niecodziennymi projektami z zakresu architektury wnętrz, architektury, designu produktowego i brandingu
• różnorodnością tematów, wyzwań i kooperacji
• możliwość rozwoju w obszarach zainteresowań
• wsparcie w szkoleniach i rozwoju zawodowym
• praca wśród ludzi nastawionych na sensowne i ambitne cele
• działających w kameralnej ale międzynarodowej strukturze
• ceniących sobie dobre relacje, intelektualne wyzwania i troskę o środowisko
• karty fit/sport
• prywatny pakiet medyczny
• możliwość rozmowy o innych benefitach