Administrative Coordinator (K/M/X)

Zakres obowiązków:

• Zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego dla członków najwyższej kadry managerskiej
• Zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań biznesowych, podróży służbowych oraz koordynacja obiegu dokumentów i korespondencji
• Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem biura, recepcji oraz infrastruktury pracowniczej, dbałość o wysoki standard obsługi i bezpieczeństwa
• Koordynacja procesów onboardingowych i offboardingowych, w tym przygotowania stanowisk pracy, dostępów oraz rozliczania mienia firmowego
• Wsparcie w obszarze finansów i zakupów poprzez procesowanie faktur, kontrolę kosztów biurowych oraz współpracę z dostawcami usług i produktów
• Administracja systemami i bazami danych, w tym zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz aktualizacja danych operacyjnych
• Zarządzanie środkami trwałymi, magazynem sprzętu oraz koordynacja inwentaryzacji i transferów wyposażenia pomiędzy jednostkami
• Koordynacja procesów związanych z urządzeniami fiskalnymi, terminalami płatniczymi, współpraca z Urzędami Skarbowymi itp.
• Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych, inicjatyw integracyjnych i działań wspierających zaangażowanie pracowników
• Współpraca z działami HR, Marketingu i Operacji w zakresie komunikacji wewnętrznej, employer brandingu oraz realizacji projektów biznesowych

Wymagania:

• Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku Executive Assistant, Office Manager, Administrative Manager lub pokrewnym
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie oraz ustalania priorytetów
• Doświadczenie w organizacji pracy biura, koordynacji procesów administracyjnych oraz współpracy z kadrą zarządzającą
• Znajomość pakietu Microsoft Office (w szczególności Excel, PowerPoint i Outlook) oraz sprawność w pracy z systemami biznesowymi
• Biegła znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną współpracę w środowisku międzynarodowym
• Wysoka dokładność, odpowiedzialność i dyskrecja w pracy z dokumentacją oraz informacjami poufnymi
• Proaktywne podejście, umiejętność budowania relacji oraz samodzielność w rozwiązywaniu problemów i usprawnianiu procesów administracyjnych

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę w międzynarodowej organizacji
• Praca od poniedziałku do piątku
• Prywatna opieka medyczna
• Multisport
• Bony na święta (wg regulaminu)
• Ubezpieczenie na życie
• Płatny program poleceń pracowniczych
• Program Wsparcia Pracowników – indywidualna pomoc z zakresu psychologii, prawa i finansów dostępna 24/7
• Nauka języków obcych – darmowa platforma lub lekcje z lektorem
• Dodatkowe dni wolne na wolontariat
• Dodatkowe dni wolne na badania profilaktyczne
• Dofinansowanie zajęć sportowych
• Dofinansowanie nauki języków
• Dofinansowanie szkoleń i kursów
• Owoce
• Kawa / herbata
• Świętowanie urodzin
• Program rekomendacji pracowników
• Inicjatywy dobroczynne
• Concierge